MODERATION UND EFFIZIENZ

Was machen Sie, wenn Sitzungen lähmend werden?

Kennen Sie die Situation, wenn in einer Konferenz die Vortragenden einander unerbittliche Präsentationsschlachten liefern? Eine Folie jagt die andere und die meisten Zuhörer sind weggekippt, gähnen oder halten sich mit autogenem Training in künstlichem Wachzustand. Nur die Referenten merken nichts davon und machen unbeirrt weiter. Die Geldsumme, wie viel Kapital täglich durch nutzloses Beisammensitzen in österreichischen Firmen verplempert wird, wüsste ich gerne. In internationalen Betrieben geht’s wahrscheinlich etwas professioneller zu. Da gibt es meistens eine vorher verteilte Agenda, deren Tagesordnungspunkte mitunter zu umfangreich angelegt sind. Manager amerikanischer Multis lassen es nicht so locker wie bei uns üblich zu, dass sich einzelne Gruppenmitglieder in einer seitlichen Arabeske des dritten Nebenthemas von rechts verirren. Dennoch ist auch bei den Amis in vielen „Meetings“ die Professionalität verbesserungswürdig. Die Unart, persönliche Differenzen über die Arbeitssitzungen auszutragen (selbstverständlich gut rationalisiert und klug argumentiert) muss mit Entschiedenheit entgegengetreten werden. Insofern scheint es als Grundbedingung für Sitzungserfolge ziemlich wichtig, Gruppenzusammenstellungen zu wählen, in der ein brauchbares Niveau an Beziehungsklärung gegeben ist.

Was tut man also, damit bei kollegialen Treffen – und zwar von der Projektsitzung bis zur honorigen Aufsichtsratsversammlung - wirklich etwas Sinnvolles und das möglichst schnell herauskommt? Tipp Nummer eins ist die Erstellung einer Agenda mit nicht zu vielen Punkten, die mindestens drei Tage vorher an alle Teilnehmer schriftlich kommuniziert wird. Nur so ist überhaupt eine Vorbereitung möglich! Diese Punkte sollten spätestens bei Veranstaltungsbeginn nach drei Kategorien eingeteilt werden. Handelt es sich um ein Informations-, Entscheidungs- oder um ein Arbeitsthema? Ersteres ist zur Kenntnis zu nehmen. Will man den Zuhörern die Möglichkeit zu Kommentaren geben, dann ist jedenfalls ein Zeitpuffer dafür einzuplanen. Neben einem audio-visuellen Präsentationsmedium (Overheadprojektor bzw. Beamer) ist jedenfalls auch ein Ergebnisprotokoll vorzusehen. Die zwar in jedem Konferenzzimmer obligate, aber selten genutzte Flip-Chart reicht meistens aus. Wenn Punkte bearbeitet werden, die Entscheidungen ver-langen, so reicht meist eine kurze Thematisierung und im Anschluss daran eine Abstimmung. Neben dem guten alten Handheben setzt sich immer mehr die Abfrage mittels Klebepunkten durch. Spätestens jetzt braucht man auch einen Moderationskoffer mit all seinen bunten Wunderdingen, vom Laserpointer bis zu Kärtchen in allen Größen und Farben. Sie werden sich fragen: „Wozu brauche ich den, wenn niemand da ist, der die Veranstaltung moderiert?“ Stimmt! Besonders wenn Arbeitsaufträge innerhalb von Gruppenzusammenkünften abgearbeitet werden sollen, wird es mit den technischen Hilfsmitteln nicht möglich sein, schnell und effektiv Resultate zu erzielen; vor allem wenn einer der Chefs in die Doppelrolle (Moderator und Führungsperson) schlüpft.

Es empfiehlt sich die Hinzuziehung einer/s externen Moderators/in, der/die möglichst schnell jemand internen dafür einschult. Drei bis vier Sitzungen müssten für ein gut funktionierendes Provisorium ausreichen. Noch eleganter ist es, die Chefsekretärin, die meistens sowieso ein eher ungeliebtes, weil zu umfangreiches Protokoll anfertigt, dafür einzuschulen. Diese Sachkenntnis kann auch durch einen Moderationskurs erworben werden, was natürlich optimal ist. Moderieren sollte eher jemand, der nicht unmittelbar von den Auswirkungen der Konferenzen betroffen ist, sodass eine gewisse Abstinenz zu einer Lockerheit im Moderieren führt.

Ob Sie eventuell selbst professionelles Moderieren lernen wollen, oder wenigstens moderierte Meetings ausprobieren wollen, es wird sich sicher auszahlen. Denn jede gewonnene Minute multipliziert sich mit der Teilnehmeranzahl hoch und hat somit positiven Multiplikationscharakter.

Autor: Dr. Othmar Hill, Gründer & Präsident HILL International