MANAGEMENT IM CHAOS

Steigerung der Überlebenschancen durch optimierte Abläufe

Alles war schon so gut eingespielt. Von Zeit zu Zeit fiel zwar der Computer, das Faxgerät oder die Telefonanlage aus, aber das Betriebsgeschehen war einer gewissen Regelmäßigkeit unterworfen. Geschäfte wurden abgewickelt und das Geld fand seinen Weg in die unternehmerische Kassa.
Mit diesem ruhigen Leben ist es nun endgültig vorbei. Die neuen Informationstechnologien zwingen uns ihre Rhythmen, Abläufe und Verhalten auf. Wer bei ihrem Tempo nicht mitkommt, bleibt auf der Strecke.

In „Modern–Times“ - Berichten sehen wir Jugendgruppen, die „mir – nix – dir – nix“ so genannte Start–Up-Unternehmen aus dem Boden stampften und im Handumdrehen Millionen verdienten. Direktor/innen Anfang 20 verachten alles Hierarchische: Die Mitarbeiter/innen können kommen und gehen wann sie wollen. (Manche arbeiten auch am liebsten um 2 Uhr nachts wegen der dann vorhandenen Kreativität.) Hier wird dem steigenden Zeit- und Leistungsdruck einfach ausgewichen. Strukturen werden ersatzlos gestrichen und man setzt auf informelle Kommunikation.
Dieses Modell ist nur in kleinsten Organisationen anwendbar und lässt darüber hinaus zahlreiche ausschlaggebende Faktoren außer Acht. Das Konzept erinnert an „Management-by-Kindergarten“. Das Risiko, dass solche Unternehmen, die in sie gesetzten Hoffnungen - zum Leidwesen ihrer bereits angegrauten Investoren – enttäuschen, ist hoch.

Was aber gehört nun wirklich zum Managen einer Arbeitswelt im Umbruch? Wie bringen wir es fertig, die tägliche Masse an E-Mails nicht am Bildschirm des Geschäftsführers landen zu lassen und diesen damit administrativ zu blockieren? Wie organisieren wir das 24-Stunden-Büro, in dem Help-Desk und Hotline unter weltweitem Zugriff Tag und Nacht besetzt sein müssen? Können wir die Auflösung der Büros und die damit verbundene Distanzierung der Mitarbeiter/innen ohne Video-Überwachung realisieren und wo und wie (oft) treffen sich dann die einzelnen Teams? Wie viel an Kern-Kompetenzen darf ein Betrieb auslagern, ohne sich selbst zu schädigen? Dass die Organigramme (Aufbauorganisation) flacher werden ist klar, aber wer verteilt die Aufgaben? Und wie funktioniert strategisches Controlling in Organisationen, deren Mitarbeiter/innen ausschließlich per WAP-Handy kommunizieren? Wie können wir Teamfähigkeit und Mitarbeiterloyalität unter diesen Umständen aufrechterhalten und fördern? Fragen über Fragen und nur sehr wenige Erfahrungswerte lassen uns alle nach Antworten suchen.

Eines ist jedoch ganz klar: Die Ablauforganisation nahezu aller Unternehmen muss kurzfristig an die neuen Technologien angepasst, flexibilisiert und dennoch sehr stringent organisiert werden. Anzustreben sind mehr, kürzere und straff moderierte Meetings - sei es persönlich oder als Internet-Video-Konferenz.
Stellenbeschreibungen sind auf Funktionsdiagramme auszuweiten. Diese Matrizen beschreiben ganz genau, wer in welcher Funktion wofür verantwortlich ist. So werden die Schnittstellen zwischen den einzelnen Kompetenzen klar definiert. Intensive und in kürzerer Frequenz durchgeführte Mitarbeitergespräche mit exakt vorgegebenen Zielen ermöglichen kompetente Führung auch über größere Entfernung. Letztendlich wird nicht mehr die eingebrachte Arbeitszeit als Entlohnungsmaßstab dienen, sondern lediglich die Leistungserbringung („Performance“).

Um so schwerwiegende Organisationsveränderungen tatsächlich und noch dazu in einem annehmbaren Tempo umzusetzen, bedarf es einiger essentieller Voraussetzungen:

> Die Kompetenz, solch einschneidende Änderungen durchzusetzen muss in der Geschäftsführungsebene angesiedelt sein.
> Das Management selbst muss die Vorgaben für die gesamte Unternehmenslogistik liefern.
> Damit die Geschäftsführung dazu in der Lage ist, müssen sich auch Manager intensiv mit den neuen Technologien auseinander setzen. Es reicht einfach nicht aus, E-Mails zu versenden und die Mailbox des eigenen Handys abhören zu können.
> Die ebenfalls notwendige Systemanalyse sollte im Rahmen einer Steuerungsgruppe, bestehend aus Geschäftsleitung und Telematik-Organisatoren, durchgeführt werden.
> Diese Gruppe zeichnet sich in der Folge auch für die erfolgreiche Implementierung und Umsetzung der neuen Unternehmens-Logistik verantwortlich.

Harmonisierte und standardisierte Abläufe vom Lager bis zur Buchhaltung reduzieren rasch die Kosten. Das Erfolgsgeheimnis liegt jedoch darin, genau so viel Kontrolle wie nötig, aber so wenig wie möglich auszuüben. Der bewusste Umgang mit diesen verschiedenen Faktoren sichert die Wettbewerbsfähigkeit von Betrieben auch am Beginn der neuen High-Tech-Zeit.

 

Autor: Dr. Othmar Hill, Gründer & Präsident HILL International