LUXUS ZEIT IM MANAGEMENT

Wie man sie sich zurückholt und dabei noch effektiver wird

Die Flut von Informationen und der Ansturm von Ansprüchen werden von Tag zu Tag stärker. Wer kann sich da noch auf das Wesentliche beschränken und sich absondern aus der Rasanz des Tagesgesche-hens? Gibt es überhaupt Techniken, die einem Zeit (und vor allem Freizeit) sparen helfen?

Immer wieder seufzen Manager mit Blick auf ihren Terminkalender: „Ach Gott, ich habe keine Zeit.“ Ich pflege dann meist zu antworten: „Machen Sie sofort eine Pause und warten Sie ab! Sobald die Zeit näm-lich merkt, dass man ihr nicht nachläuft, dann kommt sie sofort zu einem zurück.“ Hört sich doch logisch an - ist es aber nicht, denn die treibenden Kräfte wirken sowohl von außen als auch von innen: Wir treiben und werden getrieben.

Aus persönlicher Erfahrung weiß ich, dass man dazu neigt, Aufträge, die man erhält, sofort auszuführen, ohne viel zu überlegen. Ich habe mir aus dem reichen Arbeitsangebot immer die leichtesten Aufgaben herausgefischt, um sie schnell abzuarbeiten. Meine stille Hoffnung bestand darin, dass ich früher oder später zu den schwierigeren und wichtigen Agenden kommen würde. Weit gefehlt: Ich verfing mich in mühsamen Lappalien und am Ende des Tages hatte ich das Gefühl, nichts Essentielles geleistet zu ha-ben. Erst seit ein paar Jahren bin ich dazu übergegangen, jede Aktivität tatsächlich nach Wichtigkeit, Dringlichkeit und Machbarkeit zu beurteilen. Alles was in einem Zeitraum von 1-3 Tagen erledigt werden muss, kommt lose in den Ersten von drei Pultordnern. Arbeiten, die etwas warten können, kommen in den Zweiten und Aufgaben, bei denen es keinen Zeitdruck gibt, werden in den letzten Pultordner gegeben. Danach nehme ich mir die erste Mappe und suche das Wichtigste heraus. Wenn es als simpel eingestuft wird, so nehme ich es selbst in Angriff, falls ich es nicht delegieren kann. Für Aktivitäten, die sehr komplex, teuer, zeitraubend und nervenaufreibend sind, hole ich mir Unterstützung. Meistens bilde ich eine Projekt-gruppe, die diese Aufgaben zerlegen, so dass ich selbst nur die heikle Kernarbeit abdecke. Wenn etwas unwichtig und teuer ist, werfe ich es in den Papierkorb, denn ich habe bemerkt, dass das zu keinen Kon-sequenzen führt, außer, dass man sich entlastet fühlt.

Ein wichtiger Grundsatz jedes guten Selbstmanagements stellt das so genannte Pareto-Prinzip dar: 80% der wirklich wichtigen Aufgaben sind in nur 20% der Zeit zu bewältigen, während der restliche Kleinkram die übrigen 80% verschlingen würde! Üben Sie daher den Blick fürs Wesentliche, denn dann steigern sie allmählich Ihre Effizienz und machen dennoch um 17h Büroschluss, was auch Ihrer Familie zugute kom-men wird. Sollten Sie jedoch soviel arbeiten, weil sie entweder ihre Unersetzlichkeit nachweisen wollen oder einer problematischen Familienkonstruktion zu entgehen versuchen, dann hilft das beste Zeitmana-gement nichts. In diesem Fall müssten Sie sich ein paar Coaching-Stunden gönnen, um Ihrer eigenen Arbeitsproblematik auf die Schliche zu kommen.

Wenn Sie Ihre Selbstorganisation allerdings wirklich verbessern wollen, lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn die Papiernester auf und in Ihrem Schreibtisch nicht und nicht kleiner werden wollen. Gut Ding braucht Weile. Seien Sie konsequent und beurteilen Sie wirklich jeden Brief, Zettel, E-Mails und Telefona-te nach diesen drei Gesichtspunkten. Der Schätzfehler, den Sie einkalkulieren müssen, wird mit der Routi-ne allmählich immer kleiner und Ihre Büroumgebung wird tagtäglich übersichtlicher. Bei mir hat der Vor-gang etwa drei Jahre gedauert, bis ich soweit war in Normalarbeitszeit die mir wichtig erscheinenden Ar-beitsaufgaben in den Griff zu bekommen.

Wenn Sie auch dann nicht mit Ihren 38 Stunden das Auslangen finden, so ist das ein Zeichen, dass sie Unterstützung brauchen. Reagieren Sie sozial und lassen Sie sich von jemandem, der eben keine Arbeit hat, unterstützen. Es gibt jede Menge fähige Arbeitslose, die auf eine Chance zum Einstieg ins Arbeitsle-ben warten.

 

Autor: Dr. Othmar Hill, Präsident & Gründer HILL International