Den Alltag entspannt managen

Ein persönlicher Bericht aus der Praxis

Auf meinem Schreibtisch stapelten sich immer besonders im Dezember unerledigte Agenden, in meinem Posteingang wartete ein ganzer Ordner an Dingen, die ich noch tun wollte. Daher mein Neu­jahrs­vorsatz letztes Jahr: mein Zeitmanagement in den Griff bekommen. Hier mein Resümee.

Was sind die Grundpfeiler des Zeitmanagement? Klare Zielsetzung, auf das Wesentliche konzentrieren, Störungen ausschalten und Erfolge (in diesem Fall mehr Zeit) genießen. Klingt einfach. Ist es auch! Der Aufwand? Im Vergleich zum Gewinn gering. Der Stolperstein? Die Überwindung des berühmten inneren Schweinehundes.

Konsequenz und Überblick

Erfolgreiches Zeitmanagement und ein Mindestmaß an Selbstdisziplin gehen Hand in Hand. Die eigene Zeit (wieder) in den Griff zu bekommen hängt weniger von ausgeklügelten To Do-Listen und Programmen ab, sondern vielmehr von der richtigen Ein­stellung und konsequentem Verhalten. Be­lohnung dafür sind weniger Stress und natürlich mehr Zeit. 

Erster Schritt: Ziele definieren und einen Überblick über verfügbare Mittel und mögliche Wege schaffen. Dadurch behalten Sie auch im turbulenten Alltag den Überblick und schaffen die Basis, ohne Umwege und Pannen das Gewünschte zu erreichen. Ohne Ziele nützt die beste Zeitplanung nichts, da die vorhandene Energie nicht gebündelt und in die richtigen Wege geleitet werden kann. Halten Sie daher jedes Ziel (oder auch Projekt) schriftlich fest und zerlegen Sie es in kleine Teilaufgaben. Nach dem Motto: »How to eat an elephant? Bite by bite«.

Zweiter Schritt: Tun Sie die richtigen Dinge! Entscheiden Sie, welche Aufgaben wichtig für Ihre Zielerreichung sind, und erledigen Sie diese konsequent zuerst. Aufgaben, die von anderen durchgeführt werden können, müssen delegiert werden. Bewährt hat sich ein einfaches System: Aufgaben werden nach ihrer Wichtigkeit (ABC), Dringlichkeit (++/+) und Aufwand (0/1/2) geordnet. Wichtiges, Dringendes und wenig Aufwendiges wird zuerst erledigt, Wenig- bis Unwichtiges und nicht Dringendes sollte konsequenterweise im Papierkorb landen.

Freiraum schaffen

Passen Sie besonders auch bei Routineaufgaben auf. Hinterfragen Sie bei allem, was Sie tun, warum Sie es machen (und warum Sie es nicht an Ihre Mitarbeiter/innen delegieren oder ganz sein lassen). Wehren Sie sich gegen die Tyrannei der Dringlichkeit. Nicht alles muss sofort und auf der Stelle erledigt werden. Hinterfragen Sie Ihre Abläufe. Dadurch beginnen Sie, Ihre Arbeit zu rationalisieren und unnötige Teilaufgaben zu eliminieren.

Dritter Schritt: Schalten Sie Störungen aus und schaffen Sie Freiräume. Zeitfresser, Ablenkungen und Unvorhergesehenes, das kann jeden noch so guten Zeitplan umstoßen. Daher sollten nur ca. 60 Prozent der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit verplant werden, die restlichen 40 Prozent bleiben für Unerwartetes und kreative Phasen offen. Besonders wichtig: Schaffen Sie sich eine ruhige Stunde! Leiten Sie Ihr Telefon um (an die Zentrale oder Mailbox), schließen Sie Ihre Tür und machen Sie auf keinen Fall Outlook auf. Dadurch schaffen Sie sich jeden Tag einen wertvollen Zeitraum, um konzentriert und ungestört arbeiten zu können. 

Zu guter Letzt und besonders wichtig Schritt vier: Erfolge genießen. Und diese Erfolge stellen sich mit ein wenig Konsequenz und Planung am ersten Tag ein. Mein Schreibtisch war aufgeräumt und meine Ideen im Kopf und auf Papier geordnet. Die Ziele formuliert und in Teilschritte zerlegt, Aufwand und Priorität geschätzt und ein Tagesplan erstellt. 

Das Resultat: Den Plan fülle ich seither jeden Tag aus und übertrage Liegengebliebenes auf den nächsten Tag. Ich reserviere mir Zeiten, in denen ich meine Mails abarbeite, genauso wie meine »ruhigen Stunden« für die schwieriger­en Aufgaben. Ich starte jeden Tag mit den wichtigen und dringenden Punkten und beschäftige mich mit den weniger wichtigen Aufgaben in jenen Zeiten, in denen sich Unterbrechungen nicht vermeiden lassen und ich mich daher nicht 100 Prozent konzentrieren kann.

Einfaches Erfolgsrezept

Der Vorteil des Systems liegt auf der Hand, man behält den Überblick. So kann man den Tag ruhig und gelassen abschließen. Es entspannt genau zu wissen, was man erreicht hat und was auf morgen verschoben wurde. Das Wegfallen des ständigen Grübelns darüber, was man vergessen hat und noch erledigen muss, befreit, und die überschüssige Energie kann auf Weiterentwicklung und kreative Lösungen gelenkt werden. Ganz entspannt und ohne unnötigen (Zeit-)Stress.

Das Erfolgsrezept von Zeitmanagement ist einfach. Man weiß, wo man steht; man weiß, wo man hin will (muss); man weiß, was man geleistet hat, dass man sich nicht im Kreis bewegt, sondern den gesetzten Zielen Schritt für Schritt ein Stückchen näher kommt. In diesem Sinne: Nehmen Sie sich die Zeit,  Ihre Zeit in den Griff zu bekommen!  

Literaturtipp: Lothar J. Seiwert. »Das neue Einmaleins des Zeitmanagement.«

Zur Person
Mag. Daniela Rafie Elizei ist Wirtschaftspsychologin und seit 2003 für HILL International tätig. Sie ist Qualitäts- und Projektmanagerin in der Unternehmens­gruppe sowie Beraterin mit großem Erfahrungsschatz aus zahlreichen individuellen Be­ratungen. Ihr Angebot mit Fokus auf Young Professionals und Absolventinnen/Absolventen umfasst Karriereplanung, Bildungsberatung sowie Bewerbungstrainings.

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